DTPテクニック

Wordで相互参照を設定したい

マニュアルなどのドキュメントでは、現在のページで説明している内容に関連する情報が別のページにある場合、「~については〇〇を参照してください」のように、参照先を記載することがありますよね。
 
参照先をテキスト入力しただけでは、ページがずれた場合、参照先のタイトルが変わった場合など、目視で見直して再編集する手間がかかります。また、編集ミスや漏れが起こる可能性もあります。

 
こういった手間を減らし、ミスを防ぐため、Wordなどの文書作成ソフトでは、参照先にある文言を引用して表示する機能があります。この機能を「相互参照」といいます。
 
「相互参照」設定によって参照先から引用しておくと、参照先のページずれや、タイトルが変更された場合でも、複数の「相互参照」箇所を一括で最新の状態に更新することができます。

 
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また、WordをPDFに変換し、相互参照設定された箇所をクリックすると、参照先へジャンプすることができます。

(PDF変換時の設定が必要です)

 

相互参照設定をマスターして、作業効率をアップさせましょう。

 

参照する項目の種類

Wordで相互参照として挿入できる項目は、以下になります。
 
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番号付きの項目 Wordで自動番号が設定された段落のリストが表示されます。
見出し スタイルが「見出し」に設定された段落のリストが表示されます。
ブックマーク あらかじめブックマークとして設定された段落のリストが表示されます。
ブックマークの設定方法については、「Wordでブックマークを追加/削除したい」を参照してください。
その他 脚注、文末脚注、図、数式、表などがあります。
それぞれの設定が行われている項目のリストが表示されます。
※図、表は「図表番号」が設定されている場合に限ります。

 

相互参照の設定

ここでは、参照する項目を「見出し」に設定した場合を例に説明しています。
 

  1. 相互参照を設定したい位置にカーソルを置く。
  2.  
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  3. 上部のリボン(メニュー)の「挿入」タブから「相互参照」を選ぶ。
    相互参照画面が表示されます。
  4.  
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  5. 「参照する項目」をプルダウンリストから選択する。
  6. 「見出しの参照先」から参照先を選択する。
  7.  
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  8. 「相互参照の文字列」をプルダウンリストから選択する。
     
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    見出し文字列 自動番号を含まない、見出しのテキストを表示します。
    ページ番号 参照先のページ番号を表示します。
    見出し番号 見出しの自動番号を表示します。
    見出し番号(内容を含まない)
    見出し番号(内容を含む)
    上/下
    通常は使用しません。
  9.  

  10. 「挿入」をクリックする。
    選択した内容が挿入されます。
    このとき、「ハイパーリンクとして挿入する」にチェックを入れておくと、PDFに変換したときにリンクを設定することができます。(PDF変換時の設定が必要です)

 

相互参照の文字列の組み合わせ

Wordでは、「自動番号+文字列+ページ番号」を一括挿入することができません。
よって、以下のような相互参照を作成したい場合は、上記の相互参照の手順を3回行う必要があります。
 
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相互参照の更新

Wordのドキュメントを編集中にページがずれても、相互参照は自動では変わりません。
相互参照に限らず、目次、図表番号なども「更新」処理を行う必要があります。
相互参照の更新のしかたについて説明します。

右クリックでフィールドを更新する

  1. キーボードで「Ctrl」キーを押しながら「A」キーを押し、ドキュメント内を全て選択した状態にする。
  2. 選択されている範囲の任意の位置で右クリックし、「フィールドの更新」を選択する。
     
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    ドキュメント内の相互参照が更新されます。

 

このようにWordの便利な機能を活用して、作業効率をアップさせましょう!
また、当社のWordテンプレートも、ぜひご利用ください。
 

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