DTPテクニック

Wordで差し込み印刷

新しい季節が目前に迫ると増えるのが、DMや会社案内などの発送業務。
Wordで作成した文書の一部に別のデータを差し込むことで、読み手に「自分のために案内をしてくれるんだな」といった特別さを感じてもらえるような文書にすることが可能です。

1. Wordで文書を作成する

まずはWordで文書を作成します。
どんな文章にして、どこに差し込み印刷をするのか、しっかりイメージして作成しましょう。
 

 
今回は、この案内状の赤い部分に差し込み印刷をします。
 

2. 差し込みたい情報をExcelで用意する

Excelで住所録を作成します。
この案内状では住所を差し込み印刷する必要はありませんが、住所録を1つ作成しておくことで、封筒への宛名印刷などにも流用することができます。
今回は案内状の下部に抽選番号も差し込みたいので、最後の列に抽選番号列を追加しておきます。
 

 

3. Word文書とExcel差し込みデータを関連付ける

Wordで[差し込み文書]タブ→[宛先の選択]をクリックし、[既存のリストを使用]を選択します。
 

 
作成したExcelファイルを選択します。
[先頭行をタイトル行として使用する]をチェックして[OK]をクリックします。
 

4. データを差し込む

文書を差し込みたい場所にカーソルを置き、[差し込み文書]タブ→[差し込みフィールドの挿入]をクリックすると、Excelの1行目に記載した項目がリストになって表示されます。
 

 
リストの「氏」を選択すると<<氏>>と挿入されます。これは、その位置に「氏」のデータが入ることを示しています。
同じように<<名>><<抽選番号>>も挿入して、各データの入る位置を決めていきます。
 

 
<<氏>><<名>><<抽選番号>>といった差し込み文書は、通常の文字と同様にサイズやフォントを設定することもできますので、必要に応じて設定してください。
(画像では分かりやすくするため、赤文字にしています。)
 

5. データが問題なく差し込まれたか確認する

[差し込み文書]タブ→[結果のプレビュー]を選択することで、実際に差し込まれるデータに置き換わった状態を確認することができます。
左右の矢印ボタンをクリックして、2件目、3件目…と表示を切り替えることが可能です。
 

 

6. 印刷

差し込んだ結果をプレビューして問題が無ければ、印刷です!
[差し込み文書]タブ→[完了と差し込み]→[文書の印刷]を選択します。
 

 
Excelで作成した住所録の全ての行を印刷する場合は [すべて]を選択、特定の行を印刷する場合はレコードを指定して[OK]ボタンをクリックします。
[現在のレコード]を選択すると、結果のプレビューで表示している文書だけが印刷されます。
 

 
Wordの差し込み印刷をマスターすると、案内状や宛名印刷も思いのまま!
ぜひ、ご活用ください。

Wordファイルの作成者情報を削除したい

Wordファイルを社外へ提供する場合に、ファイルの作成者などの個人情報を削除したい。
そんなときは、以下の2種類の方法で削除することができます。
 

1. プロパティから削除する

  1. 作成者情報を削除したいWordファイルを選択します。
    右クリックして表示されるリストから「プロパティ」を選択し、「プロパティ」ダイアログボックスを開きます。
  2.  

  3. 「詳細」タブで「プロパティや個人情報を削除」をクリックします。

     

    「プロパティの削除」ダイアログボックスが開きます。

  4.  

  5. 「このファイルから次のプロパティを削除」を選択し、「作成者」と「前回保存者」にチェックを入れ、
    「OK」をクリックします。

     

    「プロパティ」ダイアログボックスの「作成者」と「前回保存者」が削除されました。

  6.  

  7. 「OK」をクリックしてダイアログボックスを閉じます。

 

2. ドキュメント検査から削除する

  1. 作成者情報を削除したいWordファイルを開き、リボンの「ファイル」から「情報」を開きます。
    通常は「作成者」と「最終更新者」が表示されています。
  2.  

  3. 「問題のチェック▼」から「ドキュメント検査」をクリックします。

     

    「ドキュメントの検査」ダイアログボックスが開きます。

  4.  

  5. 「ドキュメントのプロパティと個人情報」のみにチェックを入れます。
    次にその他のチェックを外し、「検査」をクリックします。

     

    ドキュメントの検査結果が表示されます。

  6.  

  7. 「すべて削除」をクリックします。

     

    「ドキュメントのプロパティと個人情報」が削除されました。

  8.  

  9. 「閉じる」をクリックします。
  10.  

  11. 「作成者」と「最終更新者」が削除されました。

 

Wordの機能を活用し、個人情報の取り扱いに注意しましょう!

Wordに挿入されている画像を取り出したい

Wordに挿入されている画像に変更を加えたいけれど、元画像が無い。そんなときは、Wordから画像を取り出さないといけません。しかし、Wordに挿入されている画像をコピーペーストで取り出すと、画像が粗くなってしまいます。
ここでは、挿入された画像の解像度を維持したままで取り出す方法を2種類ご紹介します。
 

1. 画像を右クリックで保存する

  1. 取り出したい画像を選択し、右クリックして表示されるリストから「図として保存」を選択します。
  2.  

  3. 「名前を付けて保存」ダイアログボックスで、任意のファイル名を付けて画像を保存します。

     

    なお、「ファイルの種類」は元画像の形式に合ったものが出てきますが、プルダウンから好きな形式に変更することもできます。

 

2. 拡張子を「zip」に変更して画像を取り出す

※Word 2003 以前のファイル(拡張子「doc」)は、以下の方法では画像を取り出せません。
 

  1. Wordファイルの拡張子を 「docx」 から 「zip」 に変更します。
    念のため、作業前に対象ファイルをコピーしてから変更すると安全です。
    「名前の変更」ダイアログボックスが表示されたら、[はい]をクリックします。
  2.  

  3. zipファイルを解凍します。
    解凍したフォルダー内の「word」フォルダーの中に「media」フォルダーがあります。
    その中に、全ての画像が保存されています。

 

トリミングされた状態で画像を取り出したい場合

Word上で画像がトリミングされていても、デフォルトでは、トリミングされていない元の状態で画像が保存されます。
トリミングされた状態で画像を取り出したい場合は、以下の設定を行ってください。
 

  1. 画像を選択し、「図ツール」の「書式」から「図の圧縮」を選択します。
  2.  

  3. 「画像の圧縮」ダイアログボックスで、「図のトリミング部分を削除する」にチェックを入れます。
    全ての画像に設定を適用したい場合は、「この画像にだけ適用する」のチェックを外します。
    [OK]をクリックしてダイアログボックスを閉じます。

 

便利な機能を利用して、作業効率をアップさせましょう!

Wordでテキストの行間が広がるのを直したい

Office 2016 から標準フォントとして採用された「游明朝」「游ゴシック」は、Wordの「標準」スタイルで使用されています。
 

Wordで文書を新規作成し、「游明朝」が使用されている「標準」スタイルでテキストを入力します。

 

入力後、フォントサイズを大きくすると、行間が広がってしまいました!

 

「MS 明朝」「MS ゴシック」では、このようなことはありませんでしたが、「游明朝」「游ゴシック」では起こります。
そんなときは、文字をグリッド線に合わせる設定を解除することで、解決できます。
 

文字をグリッド線に合わせる設定を解除する

 

サンプルテキストのフォントサイズは10.5ptです。

 

「表示」タブで「グリッド線」にチェックを入れます。

 

グリッド線が表示され、グリッド線に沿ってテキストがレイアウトされていることが分かります。

 

グリッド線に合わせる設定は、「段落」設定で変更できます。
「ホーム」タブから段落設定ダイアログを表示します。

 

「1ページの行数を指定時に文字を行グリッド線に合わせる」にチェックが入っています。(初期設定)

 

サンプルテキストのフォントサイズを11ptに変更すると、行間が広がってしまいます。
テキストが10.5ptの時は1行に収まっていましたが、11ptになると1行では収まらないため、2行を使用してグリッド線に合わせるためです。

 

「1ページの行数を指定時に文字を行グリッド線に合わせる」のチェックを外し、「OK」をクリックします。

 

広がってしまった行間が元に戻りました。

 

フォントサイズを大きくしても、グリッド線に関係なくレイアウトされています。

 

「メイリオ」で行間が広がってしまう場合も同様です。
 

Wordの初期設定を変更し、見やすい文書を作成しましょう!

Wordで日本語と英数字の間にできる隙間をなくしたい

 

Wordで、日本語と英数字の間にできる余計な隙間が気になる、なくしたいと思ったことはありませんか?

 

そんなときは、自動調整の設定を解除することで、簡単に隙間をなくすことができます。
 

  1. 「ホーム」タブの「段落の設定」を選択します。

    「段落」ダイアログボックスが開きます。
  2.  

  3. 「体裁」タブを選択します。

  4.  

  5. 「文字幅と間隔」で、以下のチェックを外し、「OK」をクリックします。
  6.  

    日本語と英数字の間の隙間がなくなりました。

 

当社でご用意している「Wordテンプレート」のスタイルは、自動調整の設定を解除しています。
Wordテンプレート 標準プラン はこちら
Wordテンプレート 新規作成プラン はこちら

 

Wordの設定を変更し、美しいレイアウトを実現しましょう。

Wordで一部のページを、サイズや向きが異なる設定にしたい

 

「A4ドキュメントの途中にA3横向きのページを作成したい」
そんなときは、「セクション区切り」を使用してページ設定を変更します。
 

「セクション区切り」については、「Wordのセクション区切りに注意しよう」の記事をご参照ください。
その記事にあるように、「セクション区切り」や「段落記号」などの編集記号を表示させておきます。
また、現在どのセクションを編集しているかが分かるように、セクション番号を表示させておくと便利です。

ステータス バーにセクション番号を表示させる

ステータス バーを右クリックし、「ステータス バーのユーザー設定」から セクション を選択します。
 

ステータス バーにセクション番号が表示されます。
 

次に、A4ドキュメントの途中にA3横向きのページを作成する方法を、2種類説明します。

新規の白ページとして作成する

  1. 新規ページとして挿入したい場所に改行を作成し、段落記号(改行のマーク)を選択します。

  2.  

  3. 「レイアウト」タブから「ページ設定」を開きます。

  4.  

  5. 「用紙」タブで「用紙サイズ」を A3 に変更します。

  6.  

  7. 「余白」タブで「印刷の向き」を に変更します。

  8.  

  9. 「設定対象」を 選択している文字列 に変更し、「OK」をクリックします。

  10.  

    選択していた段落記号の前と後ろに「セクション区切り」が挿入され、A3横向きのページが作成されます。


     

 

既存ページの設定を変更する

  1. A3横向きに変更したいページの内容を全て選択します。

  2.  

  3. 前述の「新規の白ページとして作成する」で説明した、手順1.~5.と同様の設定を行います。
  4. 選択した箇所の前と後ろに「セクション区切り」が挿入され、A3横向きのページに変更されます。

 

「セクション区切り」を使用すると、サイズや向き以外にも、余白、文字方向(縦書き、横書き)、段組み、ヘッダーとフッターなど、ページ設定の他の項目も、異なる設定にできます。
 

便利な機能を利用して、作業効率をアップさせましょう!

Wordで簡単に文字列を移動させたい

Wordでは、「切り取り」と「貼り付け」を使用せずに、文字列を移動させることができます。
 

ここでは、一文を移動させる方法を説明します。
 

  1. 「Wordで特定の範囲を簡単に選択したい」 で説明した方法で、移動させたい文を選択します。
  2.  

  3. 選択した文にマウスポインターを合わせると、白色の矢印になります。
    その状態で、選択した文を移動させたい位置にドラッグします。
    (移動中はマウスポインターの形が変わります
  4.  

  5. 移動させたい位置でマウスを離すと、文の移動が完了します。

 

この方法は、文だけでなく単語や段落、表なども同様に移動させることができます。
 

移動ではなくコピーしたい場合

[Ctrl]キーを押しながら上記 2. 以降の操作を行うと、コピーできます。
 

便利な機能を使用して、作業効率をアップさせましょう!

Wordで特定の範囲を簡単に選択したい

Wordで特定の範囲を簡単に選択する方法をご紹介します。
ドラッグして選択するよりも、簡単に選択できます!
 

単語を選択する

選択したい単語をダブルクリックします。

 

離れた単語を同時に選択する

1つ目の単語をダブルクリックします。次に、[Ctrl]キーを押しながら2つ目の単語をダブルクリックします。
 

文を選択する

[Ctrl]キーを押しながら、選択したい文のいずれかの単語をクリックします。

 

行を選択する

1行を選択する

選択したい行の、左側の余白をクリックします。

 

離れた行を同時に選択する

1つ目の行の左側をクリックして選択し、次に、[Ctrl]キーを押しながら2つ目の行の左側余白をクリックします。
 

複数行を同時に選択する

選択したい複数行の、左側の余白をドラッグします。

 

矩形で選択する

[Alt]キーを押しながらドラッグします。
文頭や、文中の同じ位置にあるテキストや不要なスペースを選択する場合に便利です。

 

段落を選択する

選択したい段落内でトリプルクリック、または段落の左側の余白をダブルクリックします。

 

離れた段落を同時に選択する

[Ctrl]キーを押しながら、段落内でトリプルクリック、または2つ目の段落の左側余白をダブルクリックします。
 

表内を全て選択する

[Alt]キーを押しながらダブルクリックします。

 

ファイル内を全て選択する

[Ctrl]キー+[A]キー、または左側の余白をトリプルクリックします。
 

便利な機能を活用して、作業効率をアップさせましょう!

Wordで文章の先頭のアルファベットが勝手に大文字にならないようにしたい

Wordで入力したアルファベットの先頭の文字が、改行すると大文字になってしまって困ったことはありませんか?
そんなときは、設定を変更して大文字にならないようにできます!
 

  1. 「ファイル」タブから「オプション」を選択します。
    「Wordのオプション」ダイアログボックスが表示されます。
  2.  

  3. 「文章校正」>「オートコレクトのオプション」を選択します。
  4.  

    「オートコレクト」ダイアログボックスが表示されます。
     

  5. 「オートコレクト」タブを選択します。
  6.  

  7. 「文の先頭文字を大文字にする」のチェックを外し、「OK」をクリックします。

 

これで、自動で大文字になる設定は解除されます。
 

関連記事リンク

Wordで勝手に箇条書きにならないようにしたい
 

作業しやすいように設定を変更し、効率をアップさせましょう!

Wordで「ページ番号 / 総ページ数」を設定したい

マニュアルはもちろん、ちょっとした文書でもページ番号が入っていると便利ですよね。
文書に「ページ番号 / 総ページ数」を設定したい場合は、ページ番号ギャラリーを使用するか、フィールド コードを使用します。
 

ここでは、「ページ番号 / 総ページ数」を文書のフッターに設定する手順について説明します。
 

ページ番号ギャラリーを使用する


注意!
既に文書にフッターが設定されている場合、ページ番号の設定によってフッターの設定が消えてしまうことがあります。その際は、フィールド コードを使用して設定してください。

 

「挿入」タブの「ヘッダーとフッター」の「ページ番号」を選択します。

 

「ページの下部」または「現在の位置」で設定します。

 

「ページの下部」で設定する

「ページの下部」を選択し、ギャラリーの一覧で「X/Yページ」までスクロールし、3種類の中から選択します。

 

フッターにページ番号と総ページ数が設定されます。

 

「現在の位置」で設定する

まず、設定したい位置にカーソルを置きます。
次に、「現在の位置」を選択し、ギャラリーの一覧で「X/Yページ」までスクロールし、選択します。
こちらは1種類です。

 

フッターにページ番号と総ページ数が設定されます。

 

フィールド コードを使用する

「ページ番号ギャラリー」を使用すると、2種類のフィールド コード(PageNumPages)が自動的に挿入されます。
既存のフッターの設定を残して「ページ番号 / 総ページ数」を設定したい場合は、「クイック パーツ」を使用してフィールド コードを追加します。
 

フッター領域をダブルクリックし、「ページ番号 / 総ページ数」を設定したい位置にカーソルを置きます。
 

「ヘッダー/フッター ツール」に「デザイン」タブが表示されます。

 

「挿入」の「クイック パーツ」を選択します。

 

「クイック パーツ」の「フィールド」を選択します。

 

「フィールド」ダイアログボックスが表示されます。

 

ページ番号のフィールド コードを追加する

「フィールドの選択」の「フィールドの名前」から「Page」を選択します。
なお、「フィールド プロパティ」の「書式」は必要に応じて選択してください。

「OK」をクリックします。
 

挿入されたページ番号の後に、スペース、「/」、スペースの順に入力します。

 

総ページ数のフィールド コードを追加する

「フィールドの選択」の「フィールドの名前」から「NumPages」を選択します。
なお、「フィールド プロパティ」の「書式」と「数字の書式」は必要に応じて選択してください。

「OK」をクリックします。
 

フッターに「ページ番号 / 総ページ数」が設定されます。

 

書式などを変更する

番号の書式を変更する

番号の書式を変更するには、「ヘッダーとフッター」の「ページ番号」から「ページ番号の書式設定」を選択します。

 

「ページ番号の書式」ダイアログボックスが表示されますので、必要に応じて変更してください。

 

フォント設定や段落設定の変更

「ページ番号 / 総ページ数」のフォントや段落設定は、本文のテキストと同様に、「ホーム」タブの「フォント」「段落」「スタイル」などから変更できます。
 

文書の本文に戻るには、「ヘッダー/フッター ツール」の「デザイン」タブで 「ヘッダーとフッターを閉じる」をクリックします。

 

関連記事リンク

PowerPointで「スライド番号 / 総スライド数」を設定したい
 

Wordの機能を活用して、見やすい文書を作成しましょう!


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