Wordで相互参照を設定したい
マニュアルなどのドキュメントでは、現在のページで説明している内容に関連する情報が別のページにある場合、「~については〇〇を参照してください」のように、参照先を記載することがありますよね。
参照先をテキスト入力しただけでは、ページがずれた場合、参照先のタイトルが変わった場合など、目視で見直して再編集する手間がかかります。また、編集ミスや漏れが起こる可能性もあります。
こういった手間を減らし、ミスを防ぐため、Wordなどの文書作成ソフトでは、参照先にある文言を引用して表示する機能があります。この機能を「相互参照」といいます。
「相互参照」設定によって参照先から引用しておくと、参照先のページずれや、タイトルが変更された場合でも、複数の「相互参照」箇所を一括で最新の状態に更新することができます。
また、WordをPDFに変換し、相互参照設定された箇所をクリックすると、参照先へジャンプすることができます。
(PDF変換時の設定が必要です)
相互参照設定をマスターして、作業効率をアップさせましょう。
参照する項目の種類
Wordで相互参照として挿入できる項目は、以下になります。
番号付きの項目 | Wordで自動番号が設定された段落のリストが表示されます。 |
見出し | スタイルが「見出し」に設定された段落のリストが表示されます。 |
ブックマーク | あらかじめブックマークとして設定された段落のリストが表示されます。 ブックマークの設定方法については、「Wordでブックマークを追加/削除したい」を参照してください。 |
その他 | 脚注、文末脚注、図、数式、表などがあります。 それぞれの設定が行われている項目のリストが表示されます。 ※図、表は「図表番号」が設定されている場合に限ります。 |
相互参照の設定
ここでは、参照する項目を「見出し」に設定した場合を例に説明しています。
- 相互参照を設定したい位置にカーソルを置く。
- 上部のリボン(メニュー)の「挿入」タブから「相互参照」を選ぶ。
相互参照画面が表示されます。 - 「参照する項目」をプルダウンリストから選択する。
- 「見出しの参照先」から参照先を選択する。
- 「相互参照の文字列」をプルダウンリストから選択する。
見出し文字列 自動番号を含まない、見出しのテキストを表示します。 ページ番号 参照先のページ番号を表示します。 見出し番号 見出しの自動番号を表示します。 見出し番号(内容を含まない)
見出し番号(内容を含む)
上/下通常は使用しません。 - 「挿入」をクリックする。
選択した内容が挿入されます。
このとき、「ハイパーリンクとして挿入する」にチェックを入れておくと、PDFに変換したときにリンクを設定することができます。(PDF変換時の設定が必要です)
相互参照の文字列の組み合わせ
Wordでは、「自動番号+文字列+ページ番号」を一括挿入することができません。
よって、以下のような相互参照を作成したい場合は、上記の相互参照の手順を3回行う必要があります。
相互参照の更新
Wordのドキュメントを編集中にページがずれても、相互参照は自動では変わりません。
相互参照に限らず、目次、図表番号なども「更新」処理を行う必要があります。
相互参照の更新のしかたについて説明します。
右クリックでフィールドを更新する
- キーボードで「Ctrl」キーを押しながら「A」キーを押し、ドキュメント内を全て選択した状態にする。
- 選択されている範囲の任意の位置で右クリックし、「フィールドの更新」を選択する。
ドキュメント内の相互参照が更新されます。
このようにWordの便利な機能を活用して、作業効率をアップさせましょう!
また、当社のWordテンプレートも、ぜひご利用ください。
Wordでブックマークを追加/削除したい
Wordなどの文書作成ソフトでは、「相互参照」という、参照先にある文言を引用して表示する機能があります。
相互参照については、「Wordで相互参照を設定したい」を参照してください。
「相互参照」の参照先として、自動番号、見出し、図表番号などの、特定の設定が行われた段落を選択することができます。
しかし、なんの目印もない段落は、参照先として選択することができません。
任意の段落を参照先(ハイパーリンク先)として選択するために、あらかじめその段落に目印を付けておくことを「ブックマーク」といいます。
ブックマークの追加
- ブックマークを付けたい段落の文頭にカーソルを置く。
- 上部のリボン(メニュー)の「挿入」タブから「ブックマーク」を選ぶ。
ブックマーク画面が表示されます。 - ブックマーク名を入力し、「追加」をクリックする。
ブックマーク名の先頭に半角数字を入力することはできません。 - 再度上部のリボン(メニュー)の「挿入」タブから「ブックマーク」を選び、追加したブックマークがリストに表示されていることを確認する。
ブックマークの削除
- 上部のリボン(メニュー)の「挿入」タブから「ブックマーク」を選ぶ。
ブックマーク画面が表示されます。 - リストから削除したいブックマークを選択し、「削除」をクリックする。
ブックマークが削除されます。
Wordで表紙に社名ロゴを入れたい
今回は、当社の「Wordテンプレート」標準プランをご購入いただいたお客さまへ向けた、表紙ロゴの差し替え方法の説明になります。
マニュアル作成に最適な「Wordテンプレート」標準プランはこちら→http://dtp.k-tecs.co.jp/word-template/
作業ができない場合は、カスタマイズプランとしてロゴデータ挿入作業を承りますので、お問い合わせください。
ロゴデータの変換
当社が提供する「Wordテンプレート」の表紙には背景にデザインが適用されています。
この上にロゴを配置するためには、ロゴの背景が透明である必要があります。
すでにロゴの背景が透明になっているEMFやPNGなどのデータをお持ちの場合は、「Wordに配置する」へ進んでください。
ここではAIやEPSなど、Illustratorで編集できるベクターデータを背景が透明なEMFやPNGに変換する方法を説明します。
まず、EMFやPNGとは何か、そして、そのメリット、デメリットについて知っておきましょう。
上記の特徴から、以下の手順で様子を見ることをお勧めします。
- まずはEMFで書き出してWordに挿入し、ロゴの形が正しく再現できているかしっかりと確認する
- EMFではガタつきや欠けなどの不具合が生じる場合は、PNGで書き出す
EMFで書き出す
- IllustratorでAIまたはEPS形式のロゴデータを開く
- 色の変更や不要な情報の削除はあらかじめしておく
- 「ファイル」→「書き出し」を選択する
- ファイルの種類を「Enhanced Metafile (*.EMF)」に設定して「書き出し」をクリックする
PNGで書き出す
- IllustratorでAIまたはEPS形式のロゴデータを開く
- 色の変更や不要な情報の削除はあらかじめしておく
- 「ファイル」→「書き出し」を選択する
- ファイルの種類を「PNG (*.PNG)」に設定して「書き出し」をクリックする
- 解像度を「高解像度(300 ppi)」、背景色を「透明」に設定して「OK」をクリックする
Wordに配置する
当社の「Wordテンプレート」の表紙のデザインやロゴは、「ヘッダー」に挿入しています。
作業者が編集中に誤って動かしたり、削除したりしないようにするためです。
それでは、具体的なWordへの配置方法について説明します。
EMFでもPNGでも手順は同じです。
ロゴの挿入
- 表紙ロゴを挿入したいWordファイルを開く
- 「挿入」→「ヘッダー」→「ヘッダーの編集」を選択する
- 表紙ページのヘッダーのいちばん上の段落にカーソルを置く
- 「挿入」→「図」クリックし、挿入するロゴデータを選択する
ロゴデータが挿入される
ロゴのサイズと配置の調整
- ロゴを選択した状態で右クリックし、「サイズ」パネルでサイズを調整する
- ロゴを選択した状態で右クリックし、「文字列の折り返し」→「前面」を選択する
- ロゴを選択した状態で右クリックし、「レイアウトの詳細設定」→「位置」タブを選択する
- 水平方向の「右方向の距離」と垂直方向の「下方向の距離」をそれぞれ入力し、基準をどちらも「ページ」にして「OK」をクリックする
- 「ヘッダー/フッターツール」タブを選択し、「ヘッダーとフッターを閉じる」をクリックする
※縦横の比率を変更しないよう、注意してください。
※サイズは社内規定に従ってください。
※配置位置は社内規定に従ってください。
指定した位置にロゴが配置される