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WordではPDF/X-4準拠のPDFを作成できない

近年、印刷用のPDFは、透明効果などを維持できる「PDF/X-4」が主流となってきています。
しかし、WordではPDF/X-4準拠のPDFを作成できないため、注意が必要です。
Wordの保存機能で透明効果を維持したPDFを作成できますが、PDF/X-4準拠にはなりません。
Adobe製品（InDesignやIllustratorなど）では、PDF/X-4形式のPDFを直接生成できますが、Wordにはその機能がありません。
プリンタードライバーを経由しても、Acrobat PDFMakerを経由しても、中間ファイルとしてPostScriptファイルが生成されるため、透明効果は失われます。
なお、PDF/X-1a準拠のPDFはWordからでも作成できます。
Acrobat Distillerを経由してPDFを生成するためです。
Acrobat DistillerではPDF/X-4準拠のPDFは作成できないため、
Acrobat DistillerでPDF/X-4の設定が見えていたとしても、PDF/X-4準拠のPDFは作成できません。
Wordから印刷に使用するPDF/Xに準拠したPDFを作成する場合は、従来のPDF/X-1aでの対応となります。

Wordファイルがどのバージョンで作成されたか確認したい

レイアウトの崩れなどを防ぐため、作成されたWordファイルと同じバージョンのWordで開きたい。
そんなときは、以下の方法で調べることができます。
なお、Word 2003 以前のファイル（拡張子「doc」）は、以下の方法では確認できません。

Wordファイルの拡張子を 「docx」 から 「zip」 に変更します。
念のため、作業前に対象ファイルをコピーしてから変更すると安全です。
「名前の変更」ダイアログボックスが開いたら、［はい］を選択します。

zipデータを解凍します。
解凍したフォルダー内の「docProps」フォルダーの中に「app.xml」ファイルがあります。
「app.xml」ファイルをブラウザーなどを使って表示させます。

表示されたXMLの最下部に、「AppVersion」タグで囲まれた数値があります。
その数値が、バージョン情報になります。
< AppVersion > 16.0000 < /AppVersion >　

数値とバージョンの関係は、以下のとおりです。

16.xxxxx → Word 2016、Word2019（2020.9訂正）
15.xxxxx → Word 2013
14.xxxxx → Word 2010
12.xxxxx → Word 2007

Wordで相互参照を設定したい

マニュアルなどのドキュメントでは、現在のページで説明している内容に関連する情報が別のページにある場合、「～については〇〇を参照してください」のように、参照先を記載することがありますよね。

参照先をテキスト入力しただけでは、ページがずれた場合、参照先のタイトルが変わった場合など、目視で見直して再編集する手間がかかります。また、編集ミスや漏れが起こる可能性もあります。

こういった手間を減らし、ミスを防ぐため、Wordなどの文書作成ソフトでは、参照先にある文言を引用して表示する機能があります。この機能を「相互参照」といいます。

「相互参照」設定によって参照先から引用しておくと、参照先のページずれや、タイトルが変更された場合でも、複数の「相互参照」箇所を一括で最新の状態に更新することができます。

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また、WordをPDFに変換し、相互参照設定された箇所をクリックすると、参照先へジャンプすることができます。

（PDF変換時の設定が必要です）

相互参照設定をマスターして、作業効率をアップさせましょう。

参照する項目の種類

Wordで相互参照として挿入できる項目は、以下になります。

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番号付きの項目	Wordで自動番号が設定された段落のリストが表示されます。
見出し	スタイルが「見出し」に設定された段落のリストが表示されます。
ブックマーク	あらかじめブックマークとして設定された段落のリストが表示されます。ブックマークの設定方法については、「Wordでブックマークを追加／削除したい」を参照してください。
その他	脚注、文末脚注、図、数式、表などがあります。それぞれの設定が行われている項目のリストが表示されます。 ※図、表は「図表番号」が設定されている場合に限ります。

相互参照の設定

ここでは、参照する項目を「見出し」に設定した場合を例に説明しています。

相互参照を設定したい位置にカーソルを置く。

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上部のリボン（メニュー）の「挿入」タブから「相互参照」を選ぶ。
相互参照画面が表示されます。

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「参照する項目」をプルダウンリストから選択する。
「見出しの参照先」から参照先を選択する。

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「相互参照の文字列」をプルダウンリストから選択する。

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見出し文字列	自動番号を含まない、見出しのテキストを表示します。
ページ番号	参照先のページ番号を表示します。
見出し番号	見出しの自動番号を表示します。
見出し番号（内容を含まない）見出し番号（内容を含む）上／下	通常は使用しません。

「挿入」をクリックする。
選択した内容が挿入されます。
このとき、「ハイパーリンクとして挿入する」にチェックを入れておくと、PDFに変換したときにリンクを設定することができます。（PDF変換時の設定が必要です）

相互参照の文字列の組み合わせ

Wordでは、「自動番号＋文字列＋ページ番号」を一括挿入することができません。
よって、以下のような相互参照を作成したい場合は、上記の相互参照の手順を3回行う必要があります。

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相互参照の更新

Wordのドキュメントを編集中にページがずれても、相互参照は自動では変わりません。
相互参照に限らず、目次、図表番号なども「更新」処理を行う必要があります。
相互参照の更新のしかたについて説明します。

右クリックでフィールドを更新する

キーボードで「Ctrl」キーを押しながら「A」キーを押し、ドキュメント内を全て選択した状態にする。
選択されている範囲の任意の位置で右クリックし、「フィールドの更新」を選択する。

ドキュメント内の相互参照が更新されます。

このようにWordの便利な機能を活用して、作業効率をアップさせましょう！
また、当社のWordテンプレートも、ぜひご利用ください。

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Wordでブックマークを追加／削除したい

Wordなどの文書作成ソフトでは、「相互参照」という、参照先にある文言を引用して表示する機能があります。
相互参照については、「Wordで相互参照を設定したい」を参照してください。

「相互参照」の参照先として、自動番号、見出し、図表番号などの、特定の設定が行われた段落を選択することができます。
しかし、なんの目印もない段落は、参照先として選択することができません。

任意の段落を参照先（ハイパーリンク先）として選択するために、あらかじめその段落に目印を付けておくことを「ブックマーク」といいます。