Microsoft 365を活用したDX Power Documents
文書作成・管理・共有。業務改革を加速させる”ドキュメントDX”！
多くの企業で採用されているMicrosoft 365。複雑化する文書業務。
Power Documentsは、Wordをより使いやすくするアドインと、カスタマイズされたSharePointで、お客様のDX推進をサポートします。
一日の業務時間の多くが文書作成に費やされていませんか？
- 規定のテンプレートに沿った文書作成が大変
- 一元管理されていないので目的の文書にたどり着けない
- 同じ名前のファイルが複数あり、最新版がわからない
- 紙やメールなど文書発行の手続きが煩雑
- 社内文書の日英同時配信が負担になっている
Power Documentsは、文書作成・管理・共有をトータルサポート
文書業務の効率化で、ドキュメントDXを推進します
Power Documentsの特長
Microsoft Wordの機能をさらに使いやすく
Wordでマニュアルを作成できるので、新たなスキル習得の必要がありません。さらに、アドインを導入することでWord特有の使いづらさがなくなり、直感的に編集作業が進められるので、作業の効率化が図れます。
Webマニュアルを簡単に制作
Wordから簡単にPDFやHTMLへの変換ができます。印刷物、オンラインPDF、Webマニュアルを同時に準備することができ、さまざまな用途・環境でマニュアルの運用が可能になります。
変更箇所のみを自動抽出し、翻訳作業をスピードアップ
原文データの変更した箇所のみを“差分”として自動抽出するので、面倒な原稿整理の手間を削減できます。ランダムに発生する原文修正や多言語並行制作に対応できるようになり、翻訳漏れのリスクを軽減できます。
また、オプションのAI翻訳を利用することで、翻訳のリードタイムをさらに短縮。急ぎの場合はAI翻訳で対応し、あとから人による翻訳に差し替えるなど、状況に応じたハイブリッドな活用も可能です。
SharePoint連携で進捗・編集履歴を一元管理
データはSharePoint上に保管されるため、「いつ」「だれが」更新したのか一目瞭然。バージョン履歴や排他機能※1も備わっているため、複数人からなるチームでの作業でも安心して行えます。
※1 排他機能：複数人が同時に同じデータにアクセスできないように制御する機能。
＊スタンドアロンのみでの使用も可能です。
トピックライティングを可能にするCMS機能
Power Documentsでは「章」「節」「項」などをそれぞれトピックとして保存が可能。保存したトピックはブック※2として自在にグルーピングでき、作業時間の短縮につながります。また、共通のトピックを複数のブックで使いまわすこともでき、データ管理も合理的に行えます。
※2 ブック：保存したトピックの結合や並び替えなどを一括して管理できる機能。
Microsoft 365に準拠した安心のセキュリティ
セキュリティ基準はMicrosoft 365に準じているため、高い安全性を維持したままご利用いただけます。すでにMicrosoft 365を導入済みのお客様であれば新たなセキュリティ対策は不要です。
また、ライセンスはActive Directoryと連携しているため、不正利用も防止できます。
活用ケース
「スマホでPDFが見づらい」「現場でわからないことがあってもマニュアルを見に行くのは面倒」
タブレットやスマートフォンで、マニュアルを快適に検索・閲覧
だれでもできる！Wordで作るHTMLマニュアル
HTMLの知識がなくても大丈夫。Wordファイルから、簡単にHTMLマニュアルに変換できます。新しい知識や技能の習得は不要、簡単にデジタル化を推進できます。
DXを推進！タブレットやスマートフォンで快適に検索・閲覧
飲食店やクリーンルームでは、「紙」よりもデジタルが最適。
PCやタブレット、スマートフォンなど、さまざまなデバイスで検索・閲覧が可能です。
多言語マニュアルへ簡単切り替え！外国人スタッフの理解もスムーズに
未翻訳の言語でもブラウザの翻訳機能を活用すれば簡単に多言語展開が可能です。
オフライン環境でも利用可能！
装置組み込みマニュアルや作業現場など、オフライン環境でも閲覧可能です。
「翻訳原稿の整理が煩雑で工数がかかる」「変更箇所を拾いきれず翻訳モレが生じる」
多言語マニュアル制作の効率化・コストダウン
フォーマットが統一されたドキュメントを簡単に制作！
見出しや本文などのスタイルが設定されたフォーマットを用意。スタイルを選択するだけで、誰でもフォーマットが統一されたマニュアルを簡単に制作できます。
変更箇所を自動抽出、翻訳作業をスピードアップ！
日本語版の変更箇所を“差分”として自動抽出。面倒な翻訳指示原稿の作成時間を大幅に削減します。
自動“差分”抽出機能を活用することで、翻訳モレのリスク軽減や、多言語展開の効率化に貢献します。
“見える化”で、進捗状況をスマートに管理！
データはSharePointで一元管理。 「現状の進捗」「更新日」「担当者」などのステータスが表示されるので、煩雑なフローでもチーム全員で進捗状況を共有できます。
トピックライティング＆ブック機能でデータを有効活用！
構造化文書を目指したトピックライティングにも対応。必要なトピックを「ブック」として収集することで、大規模なドキュメントや多言語展開に効果を発揮します。
「同じ内容なのに部署ごとにばらばらの教育マニュアルが存在している」「現地法人へのマニュアルの共有がタイムリーにできない」
新人や外国人スタッフへの教育・技術を伝承
SharePointサイトで社内ポータルを公開！
マニュアルや手順書、教育資料などをまとめて、SharePointサイトで公開。「編集可能」「閲覧のみ」などの権限設定ができるので、高セキュリティなポータルサイトを簡単に構築できます。
社内教育にかかる工数を大幅に削減！
SharePointサイトでは、ドキュメントを横断した検索が可能。欲しい情報に簡単にアクセスできます。
また、外部LMS（Learning Management System）と連携し、eラーニングシステムを構築できるため、教育工数を大幅に削減します。
現地法人や外国人スタッフの教育を推進！
各言語のポータルサイトを用意することで、現地法人や外国人スタッフの教育にも活用できます。
また、 AI翻訳（オプション）を利用することで、低価格でスピーディーな多言語展開を実現します。
定期メンテナンスで情報の陳腐化を防止！
SharePointサイトで公開されたドキュメントは 「いつ」「だれが」更新したのか一目瞭然。
定期メンテナンスを行うことで、情報の陳腐化を防止し最新の情報に更新することで、生きた教育環境を構築します。
料金プラン
| 機能 | スタンドアロン | ベーシック | プロ |
|---|---|---|---|
| レイアウト機能 | ● | ● | ● |
| シンプルメニュー設定 | ● | ● | ● |
| 多言語UIメニュー （対応言語：日本語・英語・簡体字・繁体字・韓国語） |
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| SharePointとの連携 | ● | ● | |
| ハイパーリンク機能 | ● | ● | |
| ブック管理 | ● | ● | |
| HTML出力 | ● | ● | |
| 翻訳管理機能 | ● | ||
| AI翻訳・AIチャットボット | （オプション） | （オプション） | （オプション） |
各プランの料金については、サービス資料に記載しております。ぜひダウンロードいただき、ご確認ください。